Övertid och mertid – vad är skillnaden och hur registrerar företag rätt arbetstid?

Alla timmar utanför ett arbetsschema är inte automatiskt övertid. En medarbetare kan börja tidigare, stanna kvar efter arbetspassets slut, arbeta extra under en ledig dag eller täcka upp för en kollega. För att skapa ett korrekt löneunderlag behöver företaget förstå vad den extra tiden faktiskt är.

För en deltidsanställd kan extra arbetstid vara mertid. För en heltidsanställd kan den vara övertid. Men den kan också vara en ändring av ordinarie arbetstid, en tidregistrering utanför schema eller en avvikelse som ännu inte har godkänts.

Det räcker därför inte att räkna minuter mellan instämpling och utstämpling. Företaget behöver koppla den faktiska registreringen till schema, sysselsättningsgrad, arbetstidsmått, tidstyp, projekt, arbetsplats och godkännande.

Med Grownu kan företag koppla ihop schemaläggning, tidrapportering, stämpelterminaler och chefens granskning. Det gör det lättare att identifiera extra arbetstid och hantera den innan timmarna går vidare till tidrapport, löneunderlag och projektuppföljning.

Kort definition

Mertid är enligt arbetstidslagen tid som en deltidsanställd arbetar utöver sin ordinarie arbetstid och jourtid enligt anställningsavtalet.

Övertid är arbetstid som överstiger ordinarie arbetstid och jourtid enligt arbetstidslagen eller enligt ett kollektivavtal som gäller på arbetsplatsen.

Den praktiska skillnaden är alltså inte bara hur många extra timmar som har registrerats. Företaget behöver veta vilket arbetstidsmått medarbetaren har och vilka regler som gäller för anställningen.

Arbetstidslagen reglerar hur mycket arbetstid som får tas ut. Rätten till ekonomisk ersättning och hur ersättningen beräknas styrs däremot ofta av kollektivavtal eller anställningsavtal. Därför bör ett digitalt system kunna registrera och klassificera tiden utan att göra generella antaganden om ersättningen.

Vad är mertid?

Mertid blir aktuell när en deltidsanställd arbetar mer än den ordinarie tid som följer av anställningsavtalet.

Anta att en medarbetare är anställd på 30 timmar per vecka och arbetar 35 timmar under en viss vecka. De fem extra timmarna behöver identifieras som extra arbetstid för en deltidsanställd och kan enligt tillämpliga regler klassificeras som mertid.

• Avtalad arbetstid: 30 timmar.
• Faktiskt arbetad tid: 35 timmar.
• Extra tid utöver deltidsmåttet: 5 timmar.
• Nästa steg: kontrollera tillämpligt kollektivavtal, anställningsvillkor och godkännande.

Det är därför ett tidrapporteringssystem behöver känna till medarbetarens sysselsättningsgrad eller ordinarie arbetstidsmått. Om systemet enbart räknar registrerade timmar utan denna information går det inte att skilja ordinarie deltidsarbete från mertid på ett tillförlitligt sätt.

Mertid behöver följas per person

Mertid kan inte bedömas enbart på teamnivå. Varje medarbetare har ett eget anställningsmått, eget schema och egna registreringar. Arbetsgivaren behöver därför kunna följa tiden per arbetstagare.

Det är särskilt viktigt i verksamheter där deltidsanställda ofta tar extrapass, exempelvis restaurang, retail, städning, lager, vårdnära verksamhet och säsongsarbete.

Vad är övertid?

Övertid är arbetstid utöver den ordinarie arbetstiden och jourtiden. Enligt arbetstidslagen får ordinarie arbetstid som huvudregel uppgå till högst 40 timmar i veckan, men arbetstidens förläggning och beräkning kan se annorlunda ut när kollektivavtal eller särskilda beräkningsperioder används.

För att avgöra om registrerad tid är övertid behöver företaget bland annat veta:

• medarbetarens ordinarie arbetstidsmått;
• vilket schema eller vilken beräkningsperiod som gäller;
• om kollektivavtal ersätter delar av arbetstidslagens regler;
• om extraarbetet var beordrat, godkänt eller känt av arbetsgivaren;
• om registreringen är korrekt;
• vilken tidstyp som ska användas i löneunderlaget.

En stämpling efter schemalagd sluttid visar alltså att det finns registrerad tid utanför schemat. Den visar inte ensam hur tiden ska klassificeras eller ersättas.

Allmän övertid, extra övertid och nödfallsövertid

Arbetstidslagen skiljer mellan olika former av övertid. Allmän övertid kan tas ut när det finns ett särskilt behov av ökad arbetstid. Lagen innehåller också regler om extra övertid och nödfallsövertid.

Ett operativt tidrapporteringssystem bör därför kunna separera olika tidstyper och behålla historiken. Företaget behöver samtidigt själv konfigurera systemet efter de regler och avtal som faktiskt gäller.

Skillnaden mellan övertid och mertid

Övertid och mertid blandas ofta ihop eftersom båda beskriver arbete utöver den ordinarie planeringen. Den avgörande skillnaden är medarbetarens ordinarie arbetstidsmått.

• Mertid: extra arbetstid utöver en deltidsanställds avtalade ordinarie tid.
• Övertid: arbetstid utöver ordinarie arbetstid och jourtid enligt lag eller kollektivavtal.
• Registrerad extra tid: rådata som ännu kan behöva granskas och klassificeras.

Två medarbetare kan därför arbeta lika många timmar samma dag men få olika klassificering av den extra tiden.

Exempel med deltidsanställd

En deltidsanställd är planerad 08:00–14:00 men arbetar till 16:00.

• Planerad tid: 6 timmar.
• Faktisk tid: 8 timmar.
• Extra registrerad tid: 2 timmar.
• Möjlig klassificering: mertid, beroende på arbetstidsmått och tillämpliga villkor.

Exempel med heltidsanställd

En heltidsanställd är planerad 08:00–16:30 men arbetar till 18:00.

• Planerad tid: enligt ordinarie heltidsmått och rast.
• Faktisk sluttid: 18:00.
• Avvikelse efter schema: 1 timme och 30 minuter.
• Nästa steg: granska och klassificera tiden enligt avtal och företagets regler.

Det är alltså inte klockslaget i sig som avgör om tiden är mertid eller övertid. Klassificeringen kräver arbetstidskontext.

Vad är överskjutande mertid?

Arbetstidslagen använder även begreppet överskjutande mertid. Det avser mertid som ligger utöver den ordinarie heltidsnivå som följer av lagen eller tillämpligt kollektivavtal.

Det är viktigt att inte automatiskt likställa lagens klassificering med en viss ersättningsnivå. Kollektivavtal kan använda egna begrepp, trösklar och regler för kompensation.

I praktiken behöver systemet därför kunna:

• känna till deltidsmåttet;
• beräkna extra tid över deltidsmåttet;
• identifiera när en ytterligare gräns passeras;
• separera tidstyper i tidrapporten;
• låta ansvarig person granska resultatet;
• exportera rätt kategorier till lönesystemet.

När börjar övertid?

Det finns inget universellt klockslag då övertid alltid börjar för alla medarbetare. Startpunkten beror på arbetstidsmått, schema, beräkningsperiod, anställningsvillkor och kollektivavtal.

En vanlig missuppfattning är att övertid börjar direkt när någon stämplar in före schemat eller stämplar ut efter schemat. En stämpling visar en registrerad tidpunkt. Företaget behöver därefter bedöma om faktiskt arbete utfördes och hur tiden ska behandlas.

Ett korrekt arbetsflöde skiljer därför mellan:

• planerad arbetstid;
• faktiskt registrerad tid;
• avvikelse före eller efter schemat;
• godkänd arbetstid;
• klassificerad mertid eller övertid;
• lönegrundande tid enligt tillämpliga villkor.

Läs även Planerad och faktisk arbetstid – skillnaden och varför båda behövs.

Varför schema och faktisk tid måste jämföras

Schemat visar vad verksamheten planerade. Tidregistreringen visar vad som faktiskt registrerades. Utan jämförelsen saknas antingen utfallet eller sammanhanget.

Anta att en medarbetare är schemalagd 08:00–16:00 men registrerar 07:45–16:30.

• Planerad start: 08:00.
• Registrerad start: 07:45.
• Planerat slut: 16:00.
• Registrerat slut: 16:30.
• Avvikelse före schema: 15 minuter.
• Avvikelse efter schema: 30 minuter.

Systemet bör visa båda avvikelserna separat. Chefen kan därefter avgöra vad som hände före passet och efter passet.

När denna kontroll sker löpande blir det lättare att skapa korrekta tidrapporter. Om allt granskas först vid månadens slut behöver chefer ofta försöka minnas detaljer från flera veckor tillbaka.

Tidig instämpling före schemat

Tidig instämpling är vanligt i verksamheter med fasta skift. Medarbetare kan anlända tidigt för att byta om, hämta utrustning, prata med kollegor, förbereda en maskin eller vänta på att arbetet ska börja.

En tidig stämpling bör registreras och finnas kvar i historiken. Men den bör inte automatiskt klassificeras som övertid utan kontext.

Företaget behöver kunna kontrollera:

• om arbete faktiskt utfördes;
• om arbetsgivaren kände till eller hade begärt arbetet;
• om tiden ingår i ordinarie arbetsuppgifter;
• om schemat borde ha börjat tidigare;
• om registreringen gjordes av misstag;
• vilka villkor som gäller enligt kollektivavtal och anställningsavtal.

Grownu kan beroende på inställning även begränsa hur tidigt en medarbetare får starta ett schemalagt pass. Alternativt kan tiden registreras separat för granskning.

Läs mer i Så kontrollerar du tidig instämpling och sen utstämpling.

Sen utstämpling efter schemat

Sen utstämpling kan uppstå av många skäl. En medarbetare kan avsluta en kundorder, stänga en restaurang, dokumentera ett servicebesök, räkna kassan, rengöra utrustning eller slutföra en produktionskörning.

Tiden kan vara nödvändig och godkänd. Den kan också visa att schemat är för kort, att arbetsbelastningen är för hög eller att processen behöver förbättras.

En bra granskning visar:

• vilket pass medarbetaren var planerad på;
• hur länge arbetet fortsatte;
• vilket projekt, kundobjekt eller arbetsorder tiden hör till;
• vilken kommentar eller orsak som registrerades;
• om tiden ska godkännas;
• vilken tidstyp som ska skickas vidare till löneunderlaget.

Om sena utstämplingar återkommer på samma pass bör företaget inte bara godkänna dem rutinmässigt. Historiken kan visa att bemanningen eller schemat behöver ändras.

Registrerad, godkänd och lönegrundande tid

Ett av de vanligaste problemen i manuell tidrapportering är att registrerad tid behandlas som ett färdigt resultat.

I praktiken finns flera steg:

• Registrerad tid: det som medarbetaren eller terminalen har registrerat.
• Avvikande tid: skillnaden mot schema, arbetstidsmått eller förväntat arbetsflöde.
• Godkänd tid: tid som ansvarig chef har kontrollerat och godkänt.
• Klassificerad tid: exempelvis ordinarie tid, mertid, övertid, nattarbete, helgdag eller annan arbetstyp.
• Lönegrundande tid: tid som går vidare till löneunderlaget enligt företagets konfiguration och tillämpliga villkor.

Den faktiska registreringen bör inte raderas bara för att den efter granskning inte ska ingå i samma form i löneunderlaget. Spårbarheten är viktig för både intern kontroll och senare uppföljning.

Läs även Så blir registrerad arbetstid till löneklara tidrapporter.

Arbetsgivarens anteckningar om extra arbetstid

Arbetsgivare som omfattas av arbetstidslagens regler ska föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid för varje arbetstagare. Anteckningarna behöver göra det möjligt att följa hur mycket sådan tid som har tagits ut.

Det betyder inte att ett visst program automatiskt gör verksamheten rättsligt compliant. Företaget behöver säkerställa att systemets regler, kategorier och rapporter motsvarar den verksamhet och de avtal som gäller.

Ett digitalt system kan däremot ge bättre underlag genom att samla:

• medarbetarens ordinarie arbetstidsmått;
• planerade arbetspass;
• faktiska in- och utstämplingar;
• mertid och övertid per period;
• godkännanden och ändringar;
• kommentarer och orsaker;
• exporter och historik.

Det gör det lättare att upptäcka när gränser närmar sig och att granska perioder innan informationen skickas vidare.

Kollektivavtal och företagets regler

Arbetstidslagen kan helt eller delvis ersättas genom kollektivavtal inom de ramar som lagen anger. Kollektivavtal kan även innehålla egna regler om arbetstidsmått, beräkningsperioder, beordran, kompensation, mertid, övertid och obekväm arbetstid.

Därför bör företag undvika ett generiskt systemupplägg där alla får samma övertidsregel.

Konfigurationen kan behöva skilja mellan:

• olika kollektivavtal;
• heltid och deltid;
• olika anställningsmått;
• dag-, kvälls- och nattarbete;
• vardag, helg och helgdag;
• olika arbetsplatser eller bolag;
• olika godkännandeflöden;
• kompensation i pengar eller ledighet.

Grownu kan konfigureras efter företagets process, men verksamheten ansvarar för att reglerna motsvarar aktuella avtal och rättsliga krav.

Chefsgodkännande före löneunderlag

Chefsgodkännande är länken mellan rå registrering och ett tillförlitligt löneunderlag.

Chefen behöver inte manuellt kontrollera varje minut om systemet kan lyfta fram avvikelser. Fokus kan ligga på de poster som kräver ett beslut.

En granskningsvy kan exempelvis visa:

• schema och faktisk registrering sida vid sida;
• tid före och efter schemat;
• ackumulerad mertid och övertid;
• missade raster eller avvikande raster;
• projekt, arbetsplats och arbetstyp;
• medarbetarens kommentar;
• tidigare ändringar och godkännanden.

Chefen kan därefter godkänna, justera, komplettera eller avvisa posten enligt företagets process.

När granskningen sker kontinuerligt minskar risken för att fel upptäcks först när lönefilen redan har skapats.

Exempel från olika branscher

Lager och logistik

Ett morgonskift är planerat 06:00–14:00. Flera medarbetare stämplar regelbundet in 05:40 eftersom de kommer tidigt till arbetsplatsen.

• Registrerad tid före schema: 20 minuter.
• Systemet visar tiden separat.
• Chefen kontrollerar om arbete utfördes före 06:00.
• Endast godkänd och korrekt klassificerad tid går vidare.

Om arbetsuppgifter faktiskt behöver börja 05:40 kan problemet ligga i schemat snarare än i stämplingarna.

Restaurang

En deltidsanställd servitör är planerad 17:00–22:00 men arbetar till 23:30 på grund av ett oväntat högt kundflöde.

• Planerad tid: 5 timmar.
• Faktisk tid: 6 timmar och 30 minuter.
• Extra tid: 1 timme och 30 minuter.
• Klassificering: bedöms utifrån deltidsmått, period och kollektivavtal.

Arbetet kan vara fullt motiverat, men tiden behöver ändå granskas och klassificeras korrekt.

Städföretag

En lokalvårdare avslutar ett kundobjekt 35 minuter senare än planerat på grund av extraarbete som kunden bad om på plats.

• Avvikelsen kopplas till rätt kundobjekt.
• Medarbetaren lämnar en kommentar.
• Chefen godkänner arbetstiden.
• Företaget bedömer även om tiden är debiterbar till kunden.

För ett städföretag kan samma tid påverka både lönekostnad och kundfakturering.

Bygg och installation

En montör börjar 30 minuter före schemat för att lasta material och stannar 45 minuter efter planerat slut för att säkra arbetsplatsen.

• Tid före schema och efter schema visas separat.
• Arbetet kopplas till rätt projekt och arbetsplats.
• Chefen bedömer klassificeringen.
• Projektledaren kan se den verkliga arbetskostnaden.

För bygg- och installationsföretag behöver extra tid följas både för lön och projektlönsamhet.

Tillverkning

En maskinoperatör stannar kvar efter skiftet för att avsluta en produktionskörning och lämna över till nästa skift.

Om detta återkommer kan historiken visa att skiftöverlämningen behöver planeras om. Systemet hjälper alltså inte bara med löneunderlaget, utan även med förbättring av driften.

Säkerhet och bevakning

En väktare behöver stanna kvar eftersom avlösaren är sen. Den extra tiden är tydligt kopplad till att bevakningsposten inte kunde lämnas obemannad.

Den registrerade tiden behöver sparas, granskas och klassificeras enligt gällande avtal och arbetsflöde.

Retail

En deltidsanställd butiksmedarbetare tar ett extra kvällspass. Passet kan innebära mertid och behöver räknas tillsammans med övrig arbetstid under beräkningsperioden.

Det är därför schemaläggningen måste känna till tillgänglighet, sysselsättningsgrad och redan planerade timmar.

Övertid, fakturering och projektkostnad

Extra arbetstid påverkar inte bara lönen. Den kan också påverka projektkostnad, kundfakturering och marginal.

Anta att ett serviceprojekt planerades till 100 ordinarie timmar men slutade på 110 timmar, varav 10 timmar klassificerades som övertid.

• Planerad arbetsvolym: 100 timmar.
• Faktisk arbetsvolym: 110 timmar.
• Extra arbetskostnad: påverkas av lönevillkor och övertidsersättning.
• Kundintäkt: beror på om extraarbetet får faktureras.
• Projektmarginal: försämras om kostnaden ökar utan motsvarande intäkt.

Därför bör godkänd extra tid kunna markeras som debiterbar eller icke-debiterbar när verksamheten arbetar med kundprojekt.

Läs mer i Debiterbara och icke-debiterbara timmar – så skyddar du projektets lönsamhet.

Vanliga misstag

1. All tid utanför schemat kallas övertid

Det kan vara fel för både deltids- och heltidsanställda. Tiden behöver klassificeras utifrån arbetstidsmått och tillämpliga regler.

2. Deltidsmåttet saknas i systemet

Om systemet inte känner till medarbetarens ordinarie deltidsmått kan det inte identifiera mertid på ett tillförlitligt sätt.

3. Registrerad tid går direkt till lön

Felstämplingar och oklara avvikelser kan då bli en del av löneunderlaget utan granskning.

4. Tid utanför schemat raderas

När registreringen tas bort försvinner spårbarheten. Det är bättre att behålla rådata och dokumentera hur tiden hanterades.

5. Samma regel används för alla

Olika kollektivavtal, sysselsättningsgrader och arbetsflöden kan kräva olika beräkningar och godkännandesteg.

6. Mertid och övertid följs bara månadsvis

Om kontrollen sker först vid månadens slut kan det vara svårt att förstå varför avvikelser uppstod och att agera innan gränser passeras.

7. Extra tid kopplas inte till projekt eller arbetsplats

Företaget kan då se lönekostnaden men inte vilket projekt, kundobjekt eller arbetspass som skapade den.

8. Övertidskostnad jämförs inte med kundintäkt

Ett projekt kan se välbelagt ut men ändå förlora marginal om extraarbetet inte faktureras.

9. Återkommande avvikelser används inte i planeringen

Om samma pass regelbundet kräver extra tid bör schemat, bemanningen eller arbetsmängden granskas.

10. Programvaran behandlas som juridisk rådgivare

Systemet kan registrera, beräkna och synliggöra tid enligt konfigurerade regler. Företaget behöver fortfarande säkerställa att reglerna följer aktuella lagar, kollektivavtal och anställningsvillkor.

Hur Grownu hjälper

Grownu samlar hela arbetsflödet från planering till löneklart underlag:

1. Schemalägg arbetspass utifrån medarbetarens arbetstidsmått och tillgänglighet.
2. Registrera faktisk arbetstid via mobil, webb eller stämpelterminal.
3. Jämför planerad tid med faktisk registrering.
4. Identifiera tid före och efter schema.
5. Beräkna arbetstyper enligt företagets konfigurerade regler.
6. Visa avvikelser för ansvarig chef.
7. Godkänn, justera eller komplettera poster.
8. Separera ordinarie tid, mertid, övertid, raster, nattarbete och andra tidstyper.
9. Skicka godkända timmar vidare till tidrapporter och löneunderlag.
10. Använd historiken för bättre bemanning och kostnadskontroll.

Grownu kan också hålla tid utanför schemat separat i en loggbok innan den tas med i den slutliga tidrapporten. Det gör att registreringen finns kvar samtidigt som ansvarig chef behåller kontrollen över vad som blir godkänd tid.

För projektbaserade verksamheter kan godkända timmar även kopplas till projekt, arbetsorder och kund. Då går det att se om extraarbetet är debiterbart och hur det påverkar projektets lönsamhet.

Slutsats

Mertid och övertid beskriver inte bara att någon har arbetat längre än planerat. Klassificeringen beror på medarbetarens ordinarie arbetstidsmått, tillämpliga regler, kollektivavtal och hur den extra tiden har uppstått.

Ett tillförlitligt arbetsflöde börjar därför med planerad arbetstid och faktisk registrering. Därefter behöver avvikelser granskas, tiden klassificeras och endast godkända uppgifter gå vidare till tidrapport och löneunderlag.

När schemaläggning, tidregistrering, arbetstyper och chefsgodkännande finns i samma system får företaget bättre kontroll över arbetstid, personalkostnad och projektresultat – utan att förlora den ursprungliga registreringen eller historiken.

Källor och vidare läsning

För aktuell vägledning om arbetstidslagen, övertid, mertid och arbetsgivarens anteckningar bör verksamheten kontrollera information från Arbetsmiljöverket och den aktuella lydelsen av arbetstidslagen. Kollektivavtal och anställningsavtal kan innehålla kompletterande eller avvikande regler.

• Arbetsmiljöverket: Om arbetstidslagen
• Arbetsmiljöverket: Anteckna uppgifter om jourtid, övertid och mertid
• Sveriges riksdag: Arbetstidslag (1982:673)

Vanliga frågor

1. Vad är skillnaden mellan övertid och mertid? ▼

2. Är all extra arbetstid övertid? ▼

3. När blir mertid övertid? ▼

4. Räknas tidig instämpling som övertid? ▼

5. Räknas sen utstämpling alltid som övertid? ▼

6. Måste arbetsgivaren registrera övertid och mertid? ▼

7. Kan ett tidrapporteringssystem beräkna övertid automatiskt? ▼

8. Hur påverkar övertid projektets lönsamhet? ▼

9. Vad ska chefen kontrollera innan extra tid godkänns? ▼

10. Hur hjälper Grownu företag att hantera övertid och mertid? ▼